Calendário Anual de Obrigações do Síndico e Condomínio

Calendário Anual de Obrigações do Síndico e Condomínio

Uma das maiores dificuldades dos síndicos de condomínios é coordenar as responsabilidades de condomínios durante o ano. São inúmeras as ações que compõem a administração condominial, desde a convocação de assembleias até a conservação dos espaços coletivos. Portanto, é aconselhável criar um cronograma com as principais responsabilidades de cada mês. Dessa forma, o síndico pode se preparar para os desafios, evitar demoras e assegurar o ótimo funcionamento do condomínio.

Veja como se planejar melhor para exercer suas funções de síndico de um condomínio

Preparamos um calendário com as principais atividades que você deve fazer em todos os meses do ano. Dessa forma, você previne problemas, multas e insatisfações dos moradores.

Neste post, vamos mostrar um exemplo de calendário com as responsabilidades de condomínios para que síndicos possam se organizar e evitar transtornos. Veja!

Calendário Anual de Obrigações do Síndico e Condomínio

Calendário Anual de Obrigações do Síndico e Condomínio

Janeiro

Assembleia Geral Ordinária (AGO)

Em janeiro, deve ser organizada a Assembleia Geral Ordinária (AGO), que é obrigatória, é uma exigência legal e deve acontecer pelo menos uma vez por ano. Nesse encontro, os condôminos devem validar as contas do ano passado, o planejamento financeiro para o ano atual e escolher o síndico e o conselho fiscal. O art. 1.350 do Código Civil estabelece que a AGO deve ser convocada pelo síndico ou por um quarto dos condôminos.

Seguro obrigatório do condomínio

Outra responsabilidade relevante de janeiro é a contratação ou renovação do seguro obrigatório do condomínio, que é uma exigência legal e deve proteger contra danos causados por fogo, raio e explosão. O seguro deve ser feito com uma empresa confiável e ter uma apólice adequada às características do condomínio.

Revisão anual dos equipamentos de prevenção e combate a incêndio

Os equipamentos de prevenção e combate a incêndio são fundamentais para garantir a segurança dos moradores e do patrimônio de um condomínio. Por isso, é importante fazer regularmente a revisão preventiva desses equipamentos, como a recarga de extintores e o teste de mangueiras. Essas medidas evitam que os equipamentos fiquem sem funcionar ou com problema em caso de emergência, podendo prejudicar o controle do fogo e a saída das pessoas. Além disso, a revisão dos equipamentos de prevenção e combate a incêndio deve ser feita anualmente, pois é uma exigência legal, que deve ser cumprida pelos síndicos e administradores de condomínios, sob pena de multa ou interdição do imóvel. Portanto, é essencial contratar uma empresa especializada e credenciada para fazer a revisão dos equipamentos de prevenção e combate a incêndio, seguindo as normas técnicas e os prazos estabelecidos.

Fevereiro

Entrega da DIRF

Em fevereiro, o síndico ou a administradora deve entregar a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) à Receita Federal, que é um documento que informa os rendimentos pagos pelo condomínio aos seus funcionários.

Março

Cuidados com o jardim

Depois do verão, o jardim do condomínio precisa de atenção especial. Para mantê-lo bonito e saudável, é preciso podar as plantas, colocar adubo, regar na medida certa e eliminar as pragas e as ervas daninhas. Um jardim bem cuidado deixa o ambiente mais agradável, melhora a qualidade do ar e aumenta o bem-estar dos moradores.

Abril

Inspeção predial

A inspeção predial é uma análise técnica das condições estruturais, funcionais e de segurança do edifício. Ela deve ser feita por um profissional qualificado, que vai emitir um relatório com as orientações necessárias para preservar e valorizar o imóvel. A frequência da inspeção depende do tipo e da idade do edifício, mas é aconselhável fazê-la pelo menos uma vez por ano.

Autovistoria Predial (obrigatória a cada 5 anos)

A autovistoria predial é um procedimento que tem como objetivo garantir a segurança e a conservação dos edifícios, por meio de uma avaliação técnica das condições estruturais, elétricas, hidráulicas, de gás e de incêndio. A autovistoria predial é exigida em alguns municípios brasileiros, como Rio de Janeiro, São Paulo e Belo Horizonte, e deve ser realizada por profissionais habilitados, como engenheiros ou arquitetos. A autovistoria predial é importante para evitar acidentes, prevenir multas, valorizar o imóvel e proteger a qualidade de vida dos moradores e usuários dos edifícios. Solicite o LTVP – Laudo Técnico de Vistoria Predial e seu respectivo registro junto a Prefeitura local.

Vistoria de marquises (necessária a cada 3 anos)

Edifícios que têm marquises devem fazer uma inspeção a cada 3 anos. As marquises são estruturas que avançam sobre as calçadas, proporcionando abrigo contra o sol e a chuva. Elas podem ser construídas de vários materiais, como concreto, metal, vidro ou madeira. Porém, para assegurar a proteção dos transeuntes e dos habitantes, é fundamental que as marquises sejam inspecionadas regularmente por profissionais capacitados. A inspeção de marquises tem como objetivo verificar as condições estruturais, a estabilidade, a resistência e a durabilidade delas. Além disso, a inspeção também pode detectar possíveis problemas, como infiltrações, corrosões, fissuras, rachaduras ou desprendimentos, que podem afetar a integridade das marquises e provocar acidentes graves. Por isso, é importante que os donos das construções que possuem marquises sigam as normas técnicas e as leis municipais que regulam a conservação e a verificação dessas estruturas. Assim, eles colaborarão para a manutenção do patrimônio e para a prevenção de perigos à vida humana. Exija o Laudo de Inspeção da Marquise e seu respectivo registro junto à Prefeitura local.

Desinsetização e desratização

Outra obrigação de abril é a desinsetização e desratização do condomínio, que consiste na aplicação de produtos químicos para eliminar insetos e roedores que podem transmitir doenças e causar prejuízos ao patrimônio. A desinsetização e desratização devem ser feitas por uma empresa especializada e autorizada pelos órgãos competentes. A frequência da desinsetização e desratização depende da incidência de pragas no local, mas é aconselhável fazê-las pelo menos duas vezes por ano.

Maio

Obras

Maio é uma época adequada para fazer obras no condomínio, seja para consertar estragos provocados pelas chuvas ou para aprimorar as instalações. As obras devem ser organizadas com antecedência, cotadas com diferentes fornecedores, autorizadas pela assembleia e realizadas por profissionais capacitados. Além disso, é preciso seguir as normas técnicas e legais que orientam as obras em condomínios, como o Código Civil, que determina no Art. 96 que as obras devem manter a forma e a cor da fachada, e no Art. 1.341 que as obras que modifiquem a estrutura do edifício ou afetem a segurança devem ter o consentimento de dois terços dos condôminos.

Limpeza de caixa d’água e cisterna

Outra incumbência de maio é a limpeza de caixa d’água e cisterna, que são os reservatórios que guardam a água que fornece o condomínio. A limpeza deve ser feita por uma empresa especializada e habilitada pela vigilância sanitária, que irá assear, desinfectar e examinar a qualidade da água. A limpeza deve ser feita pelo menos uma vez por ano, para prevenir a multiplicação de bactérias, fungos e outros micro-organismos que podem causar enfermidades.

Calendário Anual de Obrigações do Síndico e Condomínio

Calendário Anual de Obrigações do Síndico e Condomínio

Junho

Cursos de capacitação para funcionários e síndico

Junho é o mês dos cursos de capacitação para funcionários e para o síndico. Esses cursos são importantes para renovar os conhecimentos, aperfeiçoar as habilidades e aumentar o rendimento dos profissionais que atuam no condomínio. Há cursos de várias áreas, como administração, contabilidade, legislação, segurança, manutenção, limpeza, jardinagem, portaria, entre outras. Os cursos podem ser presenciais ou online, gratuitos ou cobrados, e devem ser escolhidos de acordo com as demandas e os interesses de cada um.

Férias escolares

O mês de junho marca o começo das férias escolares, que podem mudar o dia a dia do condomínio. Com mais crianças em casa, é necessário lembrar as normas de convivência e de utilização das áreas comuns, como o salão de festas, a piscina, o playground e a quadra. Além disso, é importante instruir os pais sobre os cuidados com a segurança dos filhos, como não os deixar sozinhos no elevador, na garagem ou nas escadas.

Julho

Segurança

Julho é o mês da segurança reforçada do condomínio, que pode ser alvo de bandidos durante as férias de inverno. Para evitar assaltos e invasões, é preciso tomar algumas providências:

Orientações para funcionários

– Obras no prédio: só permitir a entrada de operários e prestadores de serviços cadastrados pela empresa contratada, usando identificação com foto.

– Na hora da limpeza e coleta de resíduos: manter as portas do edifício fechadas.

– Na entrada ou saída de pessoas do condomínio: só abrir os portões depois de verificar se não há pessoas suspeitas por perto.

– Não comentar sobre a vida pessoal dos moradores, como horários em que estão disponíveis e outras informações.

– Não guardar chaves dos apartamentos e veículos dos moradores.

Orientações para moradores

– Sempre que for entrar no edifício ou condomínio: observe se não há alguém desconhecido ou com atitude estranha nas proximidades.

– Nunca deixe que um desconhecido entre junto com você pelo portão de pedestres. Educadamente, diga que o porteiro vai atender a pessoa pelo interfone e feche o portão sem constrangimento.

– Quando for receber visitantes: informe na portaria o nome das pessoas que vão procurar por você e não autorize a entrada de ninguém sem ser avisado.

– Não divulgue sobre a rotina de moradores e funcionários do condomínio.

Agosto

Manutenção da piscina

A piscina do condomínio precisa de uma manutenção especial em agosto, depois de ser muito usada nas férias. O ideal é fazer uma higienização completa da água, medindo o pH, o cloro e a alcalinidade, e limpando as paredes e o fundo da piscina. Além disso, é necessário verificar o funcionamento dos equipamentos da piscina, como bomba, filtro e aquecedor, e substituir as peças que estiverem danificadas ou quebradas. Esse trabalho deve ser realizado por um profissional qualificado ou por uma empresa de confiança.

Setembro

Cuidados com o jardim

O jardim do condomínio também merece uma atenção especial neste mês. Com a chegada da primavera, é hora de podar as plantas, adubar a terra, retirar as folhas mortas e regar adequadamente. Um jardim bem tratado embeleza o espaço e cria um clima mais agradável e harmonioso para o condomínio.

Outubro

Controle de pragas

Para prevenir a infestação de pragas urbanas, como baratas, ratos, formigas e mosquitos, é aconselhável fazer o controle de pragas do condomínio pelo menos duas vezes ao ano. Outubro é um mês adequado para esse serviço, pois vem antes do período mais quente e úmido do ano, quando esses animais costumam se multiplicar mais. É importante contratar uma empresa especializada e informar os moradores com antecedência sobre a data e os cuidados necessários.

Para-raios

Outra responsabilidade dos síndicos é a manutenção dos para-raios do condomínio. Esse equipamento é fundamental para proteger o edifício de raios, que podem provocar prejuízos materiais e até mesmo mortes. A norma técnica da ABNT (NBR 5419) exige que os para-raios sejam vistoriados anualmente por um profissional capacitado, que deve emitir um laudo técnico com as condições do sistema. Se houver alguma irregularidade, o síndico deve fazer os consertos necessários.

Novembro

Preparação da documentação para o cumprimento das obrigações fiscais

O ano está terminando e é hora de organizar a documentação para o cumprimento das obrigações fiscais do condomínio. Entre elas, estão a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e o Informe de Rendimentos dos Condôminos. Esses documentos devem ser entregues até o final de fevereiro do ano seguinte, mas é bom se adiantar e já deixar tudo pronto em novembro. Assim, você evita pressa e erros que podem gerar multas e problemas com a Receita Federal.

Decoração de Natal

O Natal é um momento de celebração e convivência, e muitos condomínios gostam de participar do clima e decorar as áreas comuns com luzes, guirlandas, árvores e outros adornos. Se esse for o caso do seu condomínio, novembro é o mês ideal para planejar e realizar a decoração natalina. Você pode contar com a colaboração de uma comissão de moradores ou contratar uma empresa especializada. O importante é respeitar o orçamento disponível e as normas de segurança elétrica.

Férias escolares

O síndico de um condomínio precisa cuidar de vários aspectos, como as questões administrativas, financeiras e jurídicas, mas também deve estar preparado para as demandas que variam conforme a época do ano, como as férias escolares, por exemplo.

Nessa época, aumenta o número de crianças e adolescentes nas áreas compartilhadas, o que requer atenção especial com a segurança, a conservação e a harmonia. Por isso, é essencial elaborar um cronograma com as principais providências que devem ser tomadas para assegurar o conforto de todos. Veja algumas sugestões:

– Cuidar da manutenção das áreas de diversão: piscina, playground, quadra, salão de jogos e outros locais voltados para o lazer devem estar em boas condições de uso e limpeza. Verifique se há necessidade de consertos, higienizações, substituições de peças ou equipamentos. Faça os serviços com antecedência e avise aos moradores sobre os dias e horários em que as áreas estarão indisponíveis.

– Estabelecer normas específicas para a circulação nas áreas compartilhadas: para prevenir acidentes, desentendimentos e prejuízos ao patrimônio, é importante que haja regras claras sobre o uso dos espaços coletivos. Por exemplo: determinar o limite de convidados por apartamento, o horário de funcionamento das áreas de lazer, a necessidade de acompanhamento de um responsável pelos menores de idade, a proibição de animais domésticos em locais indevidos, bebidas alcoólicas e objetos cortantes. Divulgue as normas por meio de cartazes, comunicados ou assembleias e instrua os funcionários a fiscalizarem o cumprimento delas.

– Programar atividades extras, como brincadeiras, jogos e campeonatos: uma maneira de distrair as crianças e estimular a convivência entre os moradores é oferecer alternativas de diversão dentro do condomínio. Você pode organizar gincanas, torneios esportivos, oficinas artísticas, sessões de cinema ou contação de histórias. Para isso, conte com a ajuda de voluntários ou contrate profissionais especializados. Lembre-se de respeitar os interesses e as faixas etárias dos participantes e de seguir as medidas sanitárias.

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Dezembro

Organização das férias dos colaboradores

Dezembro coincide com as férias escolares e muitos moradores aproveitam para viajar. Por isso, é necessário organizar bem as férias dos colaboradores do condomínio, como porteiros, zeladores, faxineiros e jardineiros. O ideal é que eles se alternem entre si, para que não falte pessoal para atender às necessidades do condomínio. Além disso, é preciso avaliar se há necessidade de contratar colaboradores temporários ou terceirizados para suprir as ausências.

Aumento da segurança

Com o aumento do fluxo de pessoas entrando e saindo do condomínio durante as férias, é necessário aumentar as medidas de segurança para prevenir furtos, roubos e invasões. Algumas dicas são: instruir os colaboradores a não permitirem a entrada de pessoas desconhecidas sem autorização dos moradores, instalar câmeras de monitoramento nas áreas comuns, manter os portões e as portas sempre fechados e iluminados, e solicitar aos moradores que informem a administração quando forem viajar.

Boleto da cota de janeiro

Por fim, uma dica para facilitar a vida dos síndicos e dos condôminos é antecipar o envio do boleto da cota condominial de janeiro. Assim, os moradores podem se planejar melhor para pagar o valor no prazo, evitando a inadimplência e os juros. Além disso, o condomínio garante uma receita extra para cobrir as despesas extras do final do ano, como o 13º salário dos colaboradores e a decoração de Natal.

Esperamos que este calendário seja útil para você se organizar melhor como síndico e cumprir todas as suas obrigações com tranquilidade. Se este conteúdo foi útil para você, compartilhe nas redes sociais com seus amigos e parentes que são síndicos ou conselheiros de condomínios.

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