digitalização dos documentos do condomínio
O QUE VOCÊ VAI ENCONTRAR NESSE CONTEÚDO
Administração condominial dos documentos
A digitalização de todos os documentos do condomínio é fundamental para preservação dos documentos. Esse processo traz inúmeras vantagens e pode ser feita pela administradora do condomínio.
Atualmente, estamos em um mundo cada vez mais digital, logo, síndicos e administradoras devem adotar a tecnologia de digitalização dos documentos do condomínio.
Dessa forma, manterá um bom controle dos documentos do condomínio e garantirá organização e fluxos eficientes.
Além disso, a adoção da digitalização reduz os custos e diminui os impactos ambientais por não precisar de impressão de papel e guarda dos documentos. Além disso, pode desocupar espaços preciosos dentro do condomínio, que poderão servir para outras atividades.
No entanto, é preciso esclarecer que os condomínios dependem da documentação em papel para governança e questões operacionais.
A digitalização dos documentos é uma questão de segurança de dados e informações para os condomínios. Dessa forma, evita-se a perda, extravio e danos dos arquivos em papel.
Nesses casos, os documentos eletrônicos permanecem gravados em servidores físicos e em nuvem. Ao mesmo tempo, são feitos backups frequentes desse arquivos.
Além disso, pela otimização que proporciona, a digitalização dos documentos impacta diretamente na produtividade do condomínio, com menos impressões e maior organização e facilidade para encontrar documentos.
Digitalização de documentos do condomínio
A digitalização dos documentos do condomínio é extremamente necessária, porém muitas dúvidas surge sobre o que efetivamente deve ser digitalizado.
Além dos documentos que constem nas pastas de prestação de contas mensais, toda a documentação trabalhista também pode ser deixada no formato digital.
Pode-se incluir nessa lista todos os contratos de prestação de serviços e de manutenção ao condomínio.
É importante lembrar, que documentos com validade jurídica, como folha de pagamento, recibos de pagamentos de salários, de férias e de 13º salário, não podem ser descartados após serem digitalizados, pois podem ser requisitados a qualquer momento.
Em outras palavras, os condomínios devem continuar guardando os documentos, mesmo os que já foram digitalizados.
Quando o assunto é automação, outro aspecto relevante é seguir o que determina a norma da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). Este órgão define as regras e procedimentos para obras no condomínio e nas unidades, que devem também ter em seu acervo, documentos que mostrem as alterações feitas no local.
Nesse sentido, é importante digitalizar as plantas do condomínio, para evitar que se percam ou danifiquem. Atualmente devido às exigências impostas por Leis, também é importante digitalizar os projetos de obras que os moradores, pois estes têm obrigação de entregar ao síndico. Assim, o síndico garante que esses arquivos não irão se perder.
Como fazer a digitalização de documentos do condomínio
Existem algumas formas de fazer a digitalização dos documentos:
Pelo próprio condomínio, através da administradora ou serviço contratado por ela;
Pelo síndico ou funcionário do condomínio;
Através da contratação de uma empresa especializada.
No caso de serviço terceirizado, a empresa pode fazer a digitalização retirando a papelada no condomínio e depois devolvê-la, tanto em papel, como em arquivo digital.
Em geral, as empresas de digitalização costumam cobrar por página escaneada, o que equivale ao preço de uma impressão em preto e branco. Para digitalizar um documento, é necessário, no mínimo, um scanner e uma pessoa designada para essa tarefa.
E a depender do tamanho do condomínio e de suas necessidades, esse cenário vai mudar drasticamente. Em um condomínio de grande porte, por exemplo, a demanda interna pode exigir diversos scanners e uma equipe exclusiva para dar vazão à digitalização.
Arquivos armazenados na “nuvem”
Como efetuar a digitalização dos documentos do condomínio
A administradora contratada pelo condomínio, pode controlar e organizar o arquivamento dos documentos digitalizados, mas não são todas que possuem estes serviços.
Com esse tipo de ferramenta, localizar e acessar qualquer documento é simples e via internet, diretamente. É possível obter relatórios de forma transparente e rápida, controlado por senha, além da opção de escolher as pessoas que terão acesso.
Apesar de tudo isso, como já salientado, para alguns tipos de documentos é mandatório manter a versão em papel. Um exemplo são os acordos judiciais.
Todos os documentos podem ser digitalizados e armazenados em nuvem.
Porém aqui iremos relacionar alguns:
- Recibos;
- Comprovantes de pagamentos;
- Cupons fiscais;
- Contas de água, luz, telefone;
- Boletos em geral;
- Laudos técnicos;
- Contratos, entre outros.
A nuvem é um espaço para armazenamento de dados em um “disco virtual”, no qual é possível também compartilhar pastas e arquivos. Uma vantagem é a redução drástica de riscos pelo uso de dispositivos físicos de armazenamento de dados, como a perda de dados ou invasões por vírus.
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A Masset, como sempre foi uma administradora de vanguarda, foi a primeira administradora do Brasil a implantar a Pasta Digital própria, com a digitalização dos documentos do condomínio, inclusive dos Livros de Atas do condomínio. Isto é uma segurança a mais para o condomínio, garantindo que os documentos não sejam perdidos ou danificados pelo tempo.
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Curiosidades
Como digitalizar um documento do condomínio pelo celular para enviar à administradora?
Há algumas maneiras de digitalizar documentos pelo celular:
Usando um aplicativo de scanner: existem vários aplicativos de scanner disponíveis para download na loja de aplicativos do seu celular, como o CamScanner, Adobe Scan, Microsoft Office Lens, entre outros. Esses aplicativos usam a câmera do seu celular para digitalizar o documento e transformá-lo em uma imagem de alta qualidade.
Tirando uma foto: você também pode digitalizar um documento simplesmente tirando uma foto dele com a câmera do seu celular. Certifique-se de que a iluminação esteja boa e que o documento esteja em um lugar plano e sem sombras.
Usando a câmera de um aplicativo de notas: se você já usa um aplicativo de notas no seu celular, pode ser possível digitalizar um documento diretamente nele. Por exemplo, no aplicativo Notas do iPhone, basta tocar no botão de câmera e selecionar “Digitalizar documentos”.
Independentemente do método escolhido, é importante garantir que o documento esteja totalmente visível e que a imagem seja de alta qualidade para que seja fácil de ler. Além disso, você pode precisar ajustar o contraste ou brilho da imagem usando um editor de fotos para garantir que ela esteja legível.
Como digitalizar um documento do condomínio na impressora?
A maioria das impressoras modernas vem com um scanner embutido que permite digitalizar documentos. Para digitalizar um documento na impressora, siga os seguintes passos:
Coloque o documento que deseja digitalizar no alimentador de documentos ou na superfície de vidro da impressora. Certifique-se de que ele esteja posicionado corretamente e que não haja dobras ou marcas na página.
Acesse o painel de controle da impressora. Dependendo do modelo da impressora, pode haver um botão dedicado de digitalização ou um menu na tela sensível ao toque.
Selecione a opção de digitalização e escolha o tipo de arquivo que deseja salvar a imagem, como PDF, JPG ou TIFF.
Configure as opções de digitalização, como resolução, cor e contraste. Você pode escolher digitalizar em preto e branco ou em cores, aumentar ou diminuir o tamanho do arquivo e escolher uma resolução adequada para a finalidade da digitalização.
Inicie o processo de digitalização. Dependendo da impressora e das opções selecionadas, pode levar alguns segundos ou minutos para concluir o processo.
Verifique o arquivo digitalizado para garantir que a qualidade esteja boa e que o documento esteja completo. Se necessário, faça ajustes adicionais nas configurações de digitalização ou edite a imagem com um software de edição de imagens para melhorar a qualidade.
Salve o arquivo digitalizado em um local conveniente, como em um pen drive, na nuvem ou diretamente no seu computador.