Como analisar a prestação de contas do condomínio?

Como analisar a prestação de contas do condomínio?

Saiba como analisar a prestação de contas do condomínio?

Geralmente, a principal ferramenta utilizada para decisão pelo síndico do condomínio é a análise da pasta de prestação de contas.

Veja como analisar uma prestação de contas do condomínio

De acordo com o Art. 1348, VIII, do Código Civil, a prestação de contas do condomínio anual é obrigatória.

O que é a prestação de contas do condomínio?

A prestação de contas é a necessidade da apresentação de relatórios com informações sobre transações econômicas apresentadas dentro de um determinado período. Em linhas gerais, esse tipo de documentação precisa conter dados detalhados sobre patrimônio líquido e bruto, despesas e receitas.

Qual é o objetivo da prestação de contas?

O objetivo principal da prestação de contas é demonstrar toda a movimentação financeira do condomínio, ou seja, mostrar aos condôminos de onde vêm as receitas, quais são os gastos, o que há de reserva, além de permitir um planejamento para gastos e necessidades futuras, mas sendo de principal importância para uma gestão transparente, organizada financeiramente e extremamente comprometida com essa prestação.

Quem deve fazer a prestação de contas?

O síndico é o responsável por apresentar a prestação de contas durante assembleia geral. Porém, isso não significa que toda a montagem e estruturação do processo deve ser feita só por ele. Geralmente é a administradora do condomínio que organiza e estrutura no desenvolvimento dessa documentação.

Quando o síndico deve prestar contas?

A prestação de contas do condomínio ocorre de maneira mensal, através das pastas físicas ou digitais. Porém, a prestação de contas deve ser apresentada pelo síndico, ao menos uma vez por ano durante a assembleia geral ou em situações extraordinárias. O síndico deve esclarecer dúvidas sempre que for solicitado.

Quem deve ter acesso a pasta de prestação de contas?

A pasta de prestação de contas é um documento do condomínio e portanto, todos devem ter acesso a ela. Porém, a prioridade, assim que ela chega da administradora, é dos conselheiros e do síndico, para que possam conferir, dar o parecer e assinar. Logo após esse procedimento, qualquer morador pode ter acesso a documentação. Não se deve negar o acesso a pasta de prestação de contas, no entanto o morador que deseja verificar os documentos deve solicitar com antecedência. A pasta de documentos não deve ser levada para verificação em casa, geralmente essa consulta é feita na administração do condomínio.

Analise o balancete de débito e crédito, o demonstrativo financeiro do condomínio

Com o demonstrativo financeiro em mãos, a primeira tarefa é conferir se o que está no balancete consta no extrato bancário e ao analisar o balancete deve-se confrontar as entradas e saídas que estão no balancete com a movimentação bancária, a fim de confirmar a veracidade das informações que constam no balancete. Uma dica é sempre conferir o saldo inicial com o saldo final do mês anterior, a fim de evitar que qualquer entrada ou retirada no final do mês passe despercebido.

Receita do condomínio:

A principal receita do condomínio são as taxas condominiais pagas pelos moradores. Existem outras receitas como comodato de antena de telecomunicações e aluguel de áreas comuns como salão de festa e outros espaços. É necessário que conste um relatório com as unidades adimplentes, que estão em dia com as suas obrigações e inadimplentes, que estão em atraso com as suas obrigações, mas não podemos deixar de fora os acordos recebidos que foram pagos dentro do mês, é importante acompanhar até o final do parcelamento se as prestações foram citadas na parte de receitas do condomínio.

Relatório do Orçamento:

Deve-se revisitar o orçamento de gastos e receitas decidido no início da gestão e comparar com o que foi feito, analisando a diferença dos gastos planejados e valores realmente gastos.

Relatório de Receitas:

O documento divide-se em duas partes: condôminos adimplentes e inadimplentes. Neste último, deve-se acrescentar multas por atraso na taxa condominial. Outra possível receita é o valor de aluguéis de espaços comuns do condomínio.

Relatório de Despesas:

O relatório de despesas pode ser dividido em três contas principais:

Fixas: folha de pagamento, contratos fixos, seguros e outros itens que têm valores próximos mensalmente;

Variáveis: manutenções ou outros gastos que tenham uma variação de valor mensal;

Extras: obras ou consertos que não estavam nos planos.

As despesas compõem a maior parte da pasta de prestação de contas. Elas devem estar organizadas por grupo de contas para facilitar o entendimento. Os gastos precisam estar devidamente acompanhados de seus respectivos comprovantes, sendo este com notas fiscais ou cupom fiscal com o CNPJ do condomínio, apesar de serem utilizados os recibos de cartão de débito e crédito é necessário o recibo em nome do condomínio.

Veja a importância do seu condomínio de ter uma administradora de condomínio

Geralmente as despesas são divididas nos seguintes grupos:

Despesas de Consumo:

Nesse grupo ficam os gastos como água, energia e gás. Importante verificar se os pagamentos estão sendo efetuados dentro do prazo e se existe cobrança de tarifa de contingência, cobrada na conta de água quanto o condomínio ultrapassa a meta estipulada pela concessionária.

Despesas de manutenção:

Nesse grupo ficam as despesas com contratos mensais do condomínio, como elevadores, bombas, geradores, portão, interfones etc. Nesse grupo também ficam as despesas com peças para os equipamentos, e os serviços de reparo e manutenção do prédio.

Despesas administrativas:

Nesse grupo ficam os gastos com: administradora, seguro do prédio, síndico profissional (se houver), despesas com cartório.

Despesas financeiras:

As despesas financeiras são: folhas de pagamento, seguro e contratos terceirizados representam o custo fixo. A despesa variável envolve as contas de água, luz e manutenções programadas. O gasto extra é aquele envolvido em obras, consertos e reparos urgentes.

Despesas pessoal:

As despesas pessoais devem constar todos os gastos com pessoal, sejam funcionários próprios ou terceirizados. Despesas de salário, férias, 13º salário, rescisões, benefícios, exames médicos e plano de saúde.

Despesas com impostos e encargos sociais:

Nessa conta ficam as despesas como: GPS, DARF, FGTS, retenções.

E existem também outras despesas:

Como no caso de reformas, onde são alocados todos os gastos efetivados para benfeitoria do prédio, através de arrecadação de taxa extra.

Finalmente, após as informações recebidas, independentemente de ser síndico ou condômino, você já passa a entender a importância de analisar uma prestação de contas do condomínio. O síndico não deve deixar que essa documentação fique atrasada por muito tempo, pois é um cuidado importante para a sua gestão como um todo.

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