Como escolher a Administradora certa

Uma das maiores queixas de Síndicos é a dificuldade de encontrar uma administradora parceira, que realmente lhe ajude e colabore com sua gestão através de uma consultoria mais apurada.

Neste contexto, as administradoras de condomínios vêm adquirindo cada vez mais espaço dentro de condomínios. Afinal, essas empresas são especialistas em lidar com problemas bem específicos desse tipo de comunidade, além de terem experiência necessária para gerenciar as finanças, folha de pagamento e outros serviços condominiais com excelência.

Além disso, é necessário garantir uma prestação de serviço de qualidade. Abordaremos neste artigo, alguns dos principais apoios que os síndicos buscam nas administradoras de condomínios.

O QUE VOCÊ VAI ENCONTRAR NESSE CONTEÚDO

Escolhendo a Administradora certa para Prestação de contas:

É necessário realizar a prestação de contas de forma clara e inequívoca, evidenciando as receitas e despesas do condomínio, para permitir uma cobrança de taxa adequada para manter os serviços e a estrutura do condomínio funcionando dentro da normalidade. Condomínios têm apostado nas administradoras porque além de facilitar o acesso à prestação de contas, também possibilitam a solicitação de segundas vias.

A prestação de contas exige atenção nos detalhes. É preciso especificar as despesas com o pagamento de pessoal (o que inclui salários e encargos trabalhistas), o pagamento de contas rotineiras, como luz, água e gás, além do eventual pagamento de reformas necessárias. É essencial que os moradores tenham acesso facilitado à prestação de contas, seja por meio de avisos, circulares ou mesmo via internet.

Realizar o controle das despesas de forma precisa, é fundamental para manter as contas em ordem e com a organização financeira própria de uma administradora de condomínios. A Masset criou seu próprio sistema, o que permite ao condomínio, ajustes necessários para demonstrar da melhor forma possível a organização das contas.

Com esse recurso, a empresa consegue visualizar os gastos de cada empreendimento atendido, organizar o pagamento e o controle de despesas e ainda cadastrar as solicitações de cada cliente, de acordo com sua natureza e os prazos.

Inadimplência:

Moradores inadimplentes costumam ser uma grande dor de cabeça para os administradores. Isso porque a inadimplência dificulta o fechamento das contas, pressiona o valor da mensalidade para cima e ainda tende a causar mal-estar entre os vizinhos. A melhor maneira de resolver esse tipo de problema é através de práticas claras e planejadas de cobrança.

A adoção de um software de gestão condominial ajuda a definir datas de vencimento, enviar boletos via e-mail, agilizar a emissão de segundas vias e até ter um controle efetivo sobre quem pagou em dia ou não. Com essa ferramenta, portanto, é possível identificar atrasos e entrar em contato rapidamente com os devedores. Assim, fica mais fácil entender sua situação e apresentar alternativas viáveis para não prolongar a dívida, como descontos para a quitação de valores em aberto.

Segurança:

Outra grande preocupação dos administradores é em relação à segurança dos condôminos, já que a violência nas cidades brasileiras é um problema recorrente. Pensando nisso, é preciso garantir que acessos não autorizados sejam impedidos e que quaisquer ocorrências sejam solucionadas antes de se transformarem em perigo real para os moradores.

É essencial, portanto, ter porteiros qualificados, com treinamento adequado para se tornarem agentes ativos de segurança condominial. Também é importante que o condomínio estabeleça (e divulgue) diretrizes de segurança para funcionários e moradores, como a necessidade de identificação para entrar no prédio e a não permissão de entrada de visitantes ou entregadores sem autorização expressa do morador.

Além disso, vale apostar em tecnologia: câmeras, cercas elétricas, alarmes em portões e portarias, entre outros. E mais: os funcionários devem saber lidar com as adversidades e, com a ajuda da tecnologia, fazer um controle de acesso mais eficiente. Como escolher a Administradora certa

Comunicação:

A administradora de condomínios precisa implementar uma comunicação efetiva com moradores e síndicos, tanto na já citada prestação de contas como na tomada de sugestão para soluções. É importante entender as demandas dos condôminos, como uma reforma ou um reforço no quadro de funcionários, para propor ações efetivas, estimar custos e lidar com possíveis transtornos.

É evidente que o principal momento de tomada de decisões acontece nas assembleias condominiais, quando os moradores definem o que desejam. É importante, assim, que a administradora esteja presente nessas ocasiões, oferecendo subsídios técnicos e know-how para que os condôminos possam optar por soluções realmente viáveis.

Uma boa pedida é manter canais de comunicação abertos para sugestões e dúvidas. Essa ainda é uma ótima maneira de evitar conflitos. Por isso, é essencial ter um e-mail ou um telefone disponível para atendimento direto aos moradores.

Quanto mais fácil a comunicação, melhor a administração do condomínio. E entre as ferramentas que podem ser usadas nesse contexto estão o envio de e-mails periódicos com notícias sobre o condomínio, o uso de um mural de recados, a adoção do WhatsApp, criando grupos para cada prédio, e assim por diante. É importante avaliar o perfil do condomínio e até usar as assembleias para descobrir as opções preferidas dos moradores. Como escolher a Administradora certa

Administradora certa para Gestão de funcionários:

Uma administradora de condomínios também deve ser expert na gestão de pessoas. Afinal, é preciso lidar com prestadores de serviços que vão desde o porteiro, passando por profissionais de limpeza e jardineiros até chegar a profissionais responsáveis por pequenas reformas.

A empresa pode contratar esses funcionários de forma direta, o que exige conhecimento das leis trabalhistas, organização na definição de turnos e até treinamentos de qualificação. Aqui, é preciso associar o controle financeiro à gestão de pessoas para garantir a satisfação dos trabalhadores e bons serviços para os moradores.

Também é possível terceirizar cada um desses serviços, o que, no entanto, não elimina o desafio. É preciso escolher bons parceiros, acompanhar o trabalho dos profissionais e definir os padrões de qualidade para a prestação dos serviços. Dessa forma, um fornecedor terceirizado passa a ser um parceiro da administração e não um foco de problemas.

A administradora de condomínios pode cuidar de algumas demandas dos moradores e ainda reduzir custos, pois não há vínculo empregatício. É essencial, porém, fiscalizar o trabalho contratado para garantir a qualidade do serviço prestado. É importante ressaltar que a administradora pode funcionar como mais um filtro, auxiliando os síndicos na contratação de serviços. O síndico deve ter muito cuidado na escolha de fornecedores, pois precisam ser comprometidos e confiáveis para evitar problemas futuros.

Conflitos:

A princípio, é papel do síndico mediar os conflitos que aparecem um condomínio. E eles não costumam ser poucos, causados pelos mais diversos motivos, da inadimplência de alguns ao cheiro de cigarro ou o mau uso das áreas comuns de outros, passando pelo barulho de crianças e de animais domésticos. Contudo, a administradora de condomínios também pode ajudar o síndico para minimizar as brigas entre os moradores.

Nesse sentido, a empresa pode apostar no envio de circulares e avisos por e-mail, de forma a dar visibilidade às regras condominiais e às decisões tomadas em assembleia. Assim, ela se torna muito mais que uma resolvedora de burocracias, passando a fazer sua parte em prol da harmonia condominial.

Por qualquer que seja a motivação, a administração deve ser suficientemente hábil para resolver os conflitos por meio da conversa. Preferencialmente, essas situações devem ser resolvidas o mais rápido possível. Idealmente, portanto, deve-se agir assim que a reclamação surgir. Do contrário, acabam se tornando maiores, mais graves e mais complexas.

É fundamental que a administradora seja totalmente imparcial e que os moradores sejam estimulados a debater com bom senso e civilidade. O objetivo deve ser sempre garantir a melhor convivência entre todos.

Dependendo da situação, é válido ter à mão uma cópia do regulamento interno. Isso ajuda a justificar a autorização ou a proibição de alguma ação com base nas regras e normas que regem o empreendimento. Além disso, esse suporte dá base para a emissão de notificações ou a aplicação de multas.

Uma forma de evitar hostilidade é, inicialmente, alertar o condômino em uma abordagem informal, bem como chamar sua atenção para o descumprimento de regras. Além disso, deve-se explicar que esse tipo de infração pode ocasionar a cobrança de multa. Como escolher a Administradora certa

Consciência coletiva:

Viver em comunidade definitivamente não é fácil. E pensando especificamente em um condomínio, local em que as pessoas compartilham momentos pessoais e até de intimidade, o cenário pode ficar ainda mais complicado. Entretanto, não é raro que alguns condôminos desconsiderem os interesses coletivos, deixando de colaborar e de cumprir regras, o que acaba por atrapalhar a tranquilidade dos demais.

Diante disso, a administração deve agir com paciência, compreensão e empatia, sempre focando em estimular a paz. Conflitos por barulho excessivo, por vagas de garagem ou animais de estimação podem ser resolvidos a partir de debates saudáveis, com senso de coletividade. Todos precisam entender que o espaço é da comunidade.

Administradora para controlar as obras e manutenções:

Obras e manutenções são bastante comuns em condomínios. Para realizar intervenções necessárias para o bem-estar de todos, porém, é necessário que a administradora acompanhe o processo de perto, analisando tudo para garantir que o orçamento seja mantido.

Com a administradora auxiliando, o síndico pode focar no controle da execução dos serviços, em vez de ter que comandá-los. Assim, a empresa pode manter suas atividades de gerenciamento do condomínio enquanto garante a qualidade das obras. Como escolher a Administradora certa

No fim das contas, a melhor forma de enfrentar todos esses desafios é investindo em planejamento. Além disso, é fundamental priorizar as demandas e organizar as funções cotidianas. Sempre que possível, a administradora de condomínios deve pesar os prós e contras da terceirização, sem esquecer que a responsabilidade é dela.

Quando você for procurar uma administradora de condomínios no RJ, entre em contato conosco.

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