Como o Síndico pode criar uma cotação de fornecedores via WhatsApp?
Se você precisa comprar produtos ou serviços de diferentes fornecedores, uma forma prática e rápida de fazer isso é através do WhatsApp.
O aplicativo de mensagens permite que você entre em contato com vários fornecedores ao mesmo tempo, solicite orçamentos, compare preços e condições, e feche negócios sem sair do seu celular.
O QUE VOCÊ VAI ENCONTRAR NESSE CONTEÚDO
Veja como criar uma cotação de fornecedores via WhatsApp em alguns passos simples
- Pesquise os fornecedores que você deseja contatar. Obtenha os contatos dos fornecedores, incluindo seus números de WhatsApp.
- Faça uma lista dos fornecedores que você deseja cotar. Você pode pesquisar na internet, pedir indicações ou usar plataformas especializadas que conectam compradores e vendedores.
- Crie uma Lista de Distribuição no WhatsApp com os fornecedores selecionados. Dê um nome ao grupo que identifique o produto ou serviço que você quer cotar, por exemplo: “Cotação de material de escritório”.
- Prepare uma lista dos itens que você deseja cotar. Inclua o nome do item, a quantidade desejada e quaisquer outras especificações relevantes.
- Crie um modelo de mensagem para enviar aos fornecedores. A mensagem deve incluir uma breve descrição dos itens que você está cotando, as quantidades desejadas e quaisquer outras informações relevantes, como marca, tamanho, peso etc.
- Essa mensagem precisa ser padronizada, porque enviando por Lista de Distribuição o fornecedor não fica sabendo que você enviou para vários fornecedores, ele vai receber de forma individualizada.
- Faça uma mensagem apresentando-se e explicando o que você precisa e não esqueça de anexa o CNPJ do condomínio em PDF. Seja claro e objetivo sobre as especificações, quantidades, prazos e formas de pagamento que você procura.
- Aguarde as respostas dos fornecedores. Eles podem enviar os orçamentos diretamente e individualmente para você porque as conversas serão privadas, sem o conhecimento dos demais fornecedores.
- Analise as propostas recebidas e compare os preços e as condições oferecidas pelos fornecedores. Você pode tirar dúvidas, negociar valores e solicitar ajustes se necessário.
- Escolha o fornecedor que melhor atende às suas necessidades e feche o negócio. Agradeça aos demais fornecedores pela participação e saia do grupo ou exclua-o.
- Pronto! Você acaba de criar uma cotação de fornecedores via WhatsApp de forma simples e eficiente. Essa é uma ótima maneira de economizar tempo e dinheiro na hora de comprar produtos ou serviços para o seu condomínio.
Aqui está um exemplo de modelo de mensagem que você pode usar para fazer cotações via WhatsApp:
Olá [nome do fornecedor],
Estou solicitando uma cotação para os seguintes itens:
* [Nome do item 1] – [Quantidade]
* [Nome do item 2] – [Quantidade]
Se for produto, peça que ele envie o valor, marca, prazo de entrega e formas e prazos de pagamento.
Caso seja serviço, peça que envie o valor, prazo de execução, formas e prazos de pagamento, além de referências de condomínios onde já realizaram o serviço com os respectivos contatos de e-mail, telefone e WhatsApp.
Aguardo sua proposta.
Atenciosamente,
Fulano
O Síndico
Aguarde as respostas dos fornecedores. Os fornecedores geralmente respondem dentro de alguns dias úteis.
Após receber as respostas com as cotações/propostas dos fornecedores, você pode comparar os preços, consultar as referências e escolher o fornecedor que oferece o melhor custo-benefício.
Aqui estão algumas dicas para a elaboração da mensagem para cotações via WhatsApp:
Seja claro e conciso em sua mensagem. Os fornecedores estão ocupados e não têm tempo para ler mensagens longas ou confusas.
Forneça todas as informações necessárias aos fornecedores. Isso ajudará a garantir que você receba respostas precisas.
Seja educado e profissional em sua comunicação com os fornecedores.
Depois que você receber as propostas, você pode organizar as informações para facilitar o entendimento por todos.
Caso a cotação seja de alto valor, você pode facilitar a visualização de Conselheiros e Condôminos, usando algumas ferramentas específicas e de fácil uso.
Conheça aqui algumas ferramentas que podem facilitar a visualização para os condôminos e moradores
Planilhas: Você pode criar uma planilha simples para listar os itens que você deseja cotar, as quantidades desejadas e os preços dos fornecedores.
Gráficos: Você pode usar um gráfico para comparar os preços dos fornecedores de forma visual.
Ao seguir essas dicas, você pode criar cotações de fornecedores via WhatsApp para vários fornecedores de forma rápida, fácil e eficiente.
Com uma cotação rápida e eficiente, o síndico contribui para a transparência das contas, evitando questionamentos e ao mesmo tempo, aumentando sua credibilidade junto aos condôminos e de mais moradores. Isso privilegia as boas práticas de gestão no condmínio, tornando o ambiente mais leve e agradável para todos.
Se você é síndico, conte sempre com uma administradora parceira para te ajudar em todas as suas demandas.
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A Masset pode atender seu condomínio em todas as suas necessidades.
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