o que é previsão orçamentária e como fazer?
Entre as principais tarefas realizadas pela administradora de condomínio, a elaboração da previsão orçamentária é uma das atividades de maior importância.
Neste post, você aprenderá o que é a previsão orçamentária, sua importância para manter a saúde financeira do condomínio e como ela pode ser elaborada.
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O que é a previsão orçamentária do condomínio?
A previsão orçamentária é o planejamento do fluxo de receitas (entradas) e despesas (saídas) do condomínio para o próximo ano. Contém a análise e contabilização das despesas e receitas dos últimos anos, cujo objetivo é gerar estimativas para períodos futuros.
Quais os principais objetivos da previsão orçamentária?
Melhorar a previsibilidade para torná-la mais assertiva;
Apurar os meses com os maiores índices de inadimplência;
Auxiliar na tomada de decisões para obras e benfeitorias necessárias;
Antecipar e preparar para possíveis imprevistos.
Por isso, realizar um bom planejamento orçamentário é o primeiro grande passo para uma gestão financeira eficaz.
Como fazer uma previsão orçamentária para o condomínio?
A elaboração de uma previsão orçamentária de condomínio envolve a análise de receitas e despesas. Por isso, é importante saber o significado dos termos para criar um plano assertivo:
Receitas: Qualquer valor relacionado aos recebimentos do condomínio, como taxas condominiais, locação de espaços de lazer e outras receitas.
Despesas: São todas as despesas que não geram receita, mas que são fundamentais para o bom funcionamento do condomínio. Exemplo: água, luz, internet, salários de empregados e contratações de terceiros.
Depois de entender a diferença entre os conceitos você pode iniciar o planejamento.
O primeiro passo é agrupar as receitas e despesas mensais do seu condomínio dos últimos anos.
As informações devem demonstrar pelo menos dois anos anteriores ao período atual (ano em curso), para que gere maiores chances de acerto.
Com estes valores perfeitamente agrupados, as análises podem ser iniciadas.
A previsão orçamentária é determinada por meio da média das receitas e despesas do mesmo período dos anos anteriores e é projetada para o ano seguinte.
Veja a metodologia:
X = Previsão Orçamentária das receitas e despesas para um determinado mês.
X¹ = Despesas/Receitas do mês do ano 1.
X² = Despesas/Receitas do mês no ano 2.
X³ = Despesas/Receitas do mês no ano 3.
N = Quantidade de anos apurados.
Aqui está a fórmula:
X = (X¹ + X²…+X³) / N
Exercício 1 (exemplo):
O objetivo é calcular as previsões de gastos para janeiro de 2022 com base em 2020 e 2021:
Despesas de janeiro de 2020: R$ 20.000,00
Despesas de janeiro de 2021: R$ 22.000,00
custos orçamentários estimados para janeiro de 2022 =
(R$ 20.000,00 + R$ 22.000,00) /2
Previsão orçamentária de janeiro de 2022 = R$ 21.000,00
Exercício 2 (exemplo):
O objetivo é calcular as previsões de receita para março de 2022 com base em 2019, 2020 e 2021:
- março de 2019: R$ 10.000,00
- março de 2020: R$ 12.500,00
- março de 2021: R$ 13.500,00
Previsão de orçamento de receita para março de 2022 =
(R$ 10.000,00 + R$ 12.500,00 + R$ 13.500,00) / 3
Previsão orçamentária de receita para março de 2022 = R$ 12.000,00
Esse cálculo deve ser feito para todos os meses do ano, tanto para as receitas quanto para as despesas do condomínio. Ao final, os números devem ser organizados para gerar os valores projetados de receitas e despesas para o ano.
É importante ressaltar que os valores devem ser comparados com a realidade atual e usados como base para o planejamento futuro.
Como analisar a previsão orçamentária?
A previsão orçamentária é um direcionamento ou estimativa dos valores a serem recebidos e gastos para o ano seguinte.
Desta forma, estes valores serão afetados por imprevistos que possam surgir no dia a dia do condomínio:
Aumento ou redução de condôminos;
Contratação e desligamento de funcionários;
Incremento nos preços dos produtos de manutenção e outros recursos a serem aplicados.
Consequentemente, a principal estratégia é comparar os valores previstos e realizados, confrontando a realidade vivenciada no período e o que difere dos valores gerados no momento da elaboração da previsão orçamentária.
Qual é o momento adequado para fazer a previsão orçamentária do condomínio?
Normalmente, estes planejamentos são realizados um mês antes do agendamento da assembleia geral ordinária, que pode ocorrer em qualquer época do ano, dependendo de quando foi eleito o síndico do condomínio, mas isso não é uma regra.
Portanto, a elaboração da previsão orçamentária do condomínio pode ser realizada em qualquer época do ano, levando em consideração as variáveis percebidas naquele momento e traçando estratégias para evitar grandes impactos financeiros.
Quem deve aprovar a previsão orçamentária do condomínio?
As previsões orçamentárias, bem como as principais decisões relativas à ordem e gestão do condomínio, devem ser aprovadas pelos condôminos em assembleia geral.
Nesse momento, é fundamental que o síndico relate a importância do planejamento e a forma como os resultados foram elaborados, bem como as estratégias a serem adotadas para superar as possíveis dificuldades financeiras do condomínio.
A previsão orçamentária é uma das principais estratégias de gerenciamento para garantir a saúde e a segurança do fluxo de caixa.
Havendo algum imprevisto significativo, deve ser elaborada nova previsão orçamentária e convocada assembleia para sua aprovação.
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