Principais erros cometidos por síndicos e administradoras de condomínio
É um erro um morador ou condômino achar que a função de síndico pode ser exercida por. Lidar com reclamações, tarefas, cobranças, diálogos, exigências dos moradores, direitos e deveres, não é uma tarefa fácil. Para solucionar estas questões, é necessário um grande nível de responsabilidade e dedicação, independente do gestor ser novo ou já ter alguma experiência.
Devido ao acúmulo de obrigações que a atual legislação condominial exige, muitos acabam cometendo erros. As responsabilidades do síndico não podem ser ignoradas ou negligenciadas, pois ele é o único que responde cível e criminalmente por tudo o que ocorre dentro do condomínio.
O dia a dia do síndico e das administradoras de condomínio costuma ser imprevisível. Todos os dias ocorrem imprevistos e costumam enfrentar uma verdadeira maratona para solucioná-los.
E se o problema não for administrado e resolvido, a situação tende a piorar e a tendência é sempre de complicar mais. É claro que os moradores precisam ter em quem se apoiar, mas a vida de síndicos e administradoras de condomínio complica, se não tiverem flexibilidade e agilidade para lidar com as questões que envolvem um condomínio.
O QUE VOCÊ VAI ENCONTRAR NESSE CONTEÚDO
Quase impossível não cometer algum deslize
O condomínio é uma célula da sociedade cada vez mais importante. Por isso é exigida uma gestão com muita transparência, muita dedicação, organização e responsabilidade por parte do síndico, que responde por todos os problemas, medidas e implementações feitas para os condôminos. Faz parte do seu papel conquistar a empatia dos moradores, para que eles também possam colaborar ativamente com o dia a dia da administração, seja integrado com as modificações ou participando das decisões.
O que se deve ter em mente é que o síndico é a pessoa que vai manter a ordem, fazer os pagamentos de salários e encargos, cuidar da inadimplência e ainda garantir o bem-estar e a segurança de todos. Por isso é quase impossível não cometer algum deslize. Muitas vezes, não por incompetência, mas pelo número de atividades delegadas.
Pensando nisto e com o objetivo de ajudar os síndicos, listamos abaixo os principais erros cometidos por síndicos e administradoras de condomínios.
Exposição dos inadimplentes
Esse é um erro gravíssimo. O síndico nunca deve expor uma lista com o nome de inadimplentes (moradores com cotas de condomínio em atraso), pois isso causa constrangimento ao devedor. Este assunto deve ser tratado em particular.
Antes de mais nada, é imprescindível que o síndico faça uma leitura completa da Convenção, bem como do Livro de Atas do condomínio, para conhecer quais foram as deliberações em relação a este assunto.
Se existir um problema de inadimplência alta no seu condomínio, o síndico, junto com a administradora, deve procurar maneiras de fazer uma cobrança amigável. Peça para administradora enviar cartas de cobrança diretamente e somente aos devedores por 1 ou 2 meses. Se não houver nenhum contato do devedor com a administradora ou com o síndico, o recomendável é fazer uma notificação extrajudicial em nome do proprietário da unidade. Para isto, o síndico deve solicitar à administradora que seja requisitado ao RGI onde o imóvel foi registrado, para que a notificação vá em nome do real responsável pela unidade inadimplente. A administradora poderá ajudar o síndico em todo este procedimento.
Caso a inadimplência permaneça após a notificação, o síndico deverá procurar o serviço jurídico da administradora ou contratar uma empresa especializada para fazer essa cobrança. Jamais deve ser colocado à disposição de moradores, a lista de inadimplentes. Se isto for feito, o devedor poderá entrar com uma ação por dano moral contra o condomínio.
Portanto não a divulgue lista de devedores em assembleias, murais ou quadros de avisos para constranger os moradores devedores.
Ao divulgar os relatórios e os balancetes financeiros, o síndico pode demonstrar o número de condôminos que estão em débito e o valor total dessa dívida, mas não pode citar nomes ou números dos apartamentos.
Oferecer descontos para o inadimplente
Outro erro comum é quando o síndico oferece descontos para os condôminos inadimplentes. Apesar de alguns síndicos acharem que esta estratégia é viável, na realidade eles acabam concedendo um desconto ilegal, pois o dinheiro não é do síndico, mas sim dos condôminos ou moradores. O síndico não é o “dono” do condomínio e no intuito de fazer média com os moradores acabam se indispondo com a maioria quando for descoberto.
Na hora de conversar com os inadimplentes, nada de oferecer descontos. Os outros moradores, que pagam em dia, podem acabar sabendo e reclamarão e com razão, que é injusto dar descontos justamente aos que não se esforçam para ser pontuais.
Realizar obras sem aprovação em assembleia
Todas as obras sugeridas pelas administradoras de condomínio devem ser autorizadas em assembleia, com exceção de casos urgentes, é claro.
Outro erro é quando o síndico faz obra sem autorização prévia da assembleia. Isso é comum com síndicos mais inexperientes. Futuramente, acabará tendo problemas porque as pessoas podem contestar na justiça, podendo fazer com que o síndico devolva os valores gastos para o condomínio. Eles possuem o direito de cobrar o ressarcimento dos valores, cabendo ao síndico arcar, por conta própria, com todo o prejuízo, inclusive com penhora de bens se for caso.
Exponha em uma assembleia as obras que são necessárias, para que você possa realizá-las com tranquilidade. Obras emergenciais é que podem ser realizadas sem aviso prévio, mas logo em seguida deve-se dar o conhecimento em assembleia para os demais condôminos. Nesse caso, ele deve informar o prazo para o início e o término da obra, esclarecer por que ela deve ser executada com urgência e informar os custos de todo o procedimento.
Assembleias irregulares ou aleatórias
Muitos síndicos realizam assembleias irregulares, seja pela convocação, pela aprovação de itens que não estão na pauta, ou até mesmo itens que foram aprovados e que dependem de quórum específico, e foram aprovados de maneira ilegal.
O síndico deve tomar muito cuidado, é preciso fazer um planejamento para as assembleias, para que não tenha, alguém questionando no futuro, uma ilegalidade e ter que desfazer o que foi aprovado.
Não basta que essas assembleias sejam realizadas: elas devem ser regulamentadas e chegar ao conhecimento de todos. De nada adianta a assembleia ocorrer se ninguém ficou sabendo para comparecer a ela.
É fundamental manter uma boa comunicação com os moradores, para conhecer as ideias e anseios para o condomínio.
Utilizar dinheiro dos fundos do condomínio
Usar o dinheiro que deveria ser dividido entre inquilinos e proprietários de maneira proporcional, para outras despesas, sem autorização, poderá levá-lo a ter que devolver tudo, com juros e correções.
Aumentar a cota do condomínio
Realizar aumento sem aprovação em assembleia e sem oferecer
explicações poderá transformar-se em uma verdadeira dor de cabeça.
Erros síndicos e administradoras
Ausência do Síndico
Síndicos e outras pessoas de administradoras de condomínio precisam manter sempre alguém disponível via algum canal de comunicação. Os condôminos precisam ter para quem ligar caso ocorra alguma emergência seja qual for o dia, ocasião ou horário.
Não realizar a prestação de contas de forma transparente
As contas do condomínio envolvem dinheiro todos os moradores e, portanto, a prestação de contas de forma honesta e correta é imposta pelo Código Civil.
Dar margem a interpretações múltiplas ou distorcidas
As regras do condomínio devem estar bem claras para todos, sem margem de dúvidas.
Deixar que o salão de festa vire objeto de disputas
Administradoras de condomínio e síndicos devem estabelecer regras para uso do salão de festas, como ordem de manifestação do interesse por exemplo.
Deixar que ocorram brigas por causa das contas
Sabe aquele morador que reclama que acha injusto o vizinho desperdiçar água e pagar o mesmo valor que ele? Telemetria é a solução!
Falta de ética
O síndico deve adotar princípios éticos na sua gestão. Fazer o bem, estar alinhado com a legislação, querer realmente integrar as pessoas de uma forma ética. E quando falamos em ética, não é simplesmente não roubar, não lesar o condomínio, é muito mais do que isso. Quando você utiliza o cargo para benefício próprio é falta de ética.
Imagine um prestador de serviços que vai pintar o condomínio e o síndico aproveita e pinta a sua unidade sem pagar nada. Não houve nenhum desfalque, mas essa atitude é antiética.
Para que você tenha autoridade no seu condomínio, na sua gestão, é preciso que você se mantenha ético. Seja justo com as pessoas, independente de fazerem ou não oposição a sua administração. O síndico precisa dar o exemplo dentro do condomínio, ser ético e agir corretamente.
Erros síndicos e administradoras
Falta de comunicação
Outro erro, não menos importante, é quando o síndico não se comunica de forma adequada com os moradores. Ele até pode pensar que está havendo uma comunicação, mas ela é inadequada. Às vezes há um excesso de informação, o que a torna ineficaz, que não gera transparência. O síndico deve ser objetivo e claro.
Tenha uma rede de comunicação. Além do livro de ocorrência que fica na portaria, o síndico deve apresentar um e-mail direto, permitir a utilização de interfone ou telefone com WhatsApp para atendimento aos moradores. Se necessário, agendar um horário para atendimento pessoal, ou seja, colocar todas as opções de comunicação tecnologicas disponíveis.
Realize a forma de comunicação mais adequada, para que as pessoas entendam que a sua gestão também é transparente. Lembre-se de que você é o mediador entre o condomínio e os moradores, portanto, ela é sempre importante e necessária para evitar problemas.
Portanto, é ilegal o síndico oferecer descontos de multas e juros para os condôminos. O máximo que ele pode fazer é parcelar a dívida, mas nunca dar descontos.
Condomínio sem seguro
O seguro do condomínio é obrigatório e deve conter todas as coberturas passíveis de indenização, tais como: contra incêndio, desmoronamento, danos elétricos, inundações, bem como todas a cobertura disponíveis. Não manter em dia o seguro do condomínio constitui em erro grave e se algum sinistro ocorrer no condomínio, o síndico será responsabilizado cível e criminalmente. Não necessita de autorização do conselho e nem da assembleia para a sua manutenção. Não deve deixar vencer o seguro do seu condomínio para renová-lo, pois acidentes acontecem a todo momento e o risco é grande.
Corrupção ativa
Desvio de valores, orçamentos superfaturados em obras do condomínio e uso de recursos financeiros arrecadados para fins pessoais é a pior demonstração de caráter de qualquer gestor. Ele está abusando da confiança de outros moradores, que é pior do que abusar da sua autoridade como síndico.
O síndico precisa ser transparente e manter todas as atividades visíveis aos condôminos e demais moradores.
A falta de preparo para prestação de contas
A prestação de contas é fundamental, e muitos síndicos não se preocupam muito com essa questão. Ele deve realizá-la mensalmente e se disponibilizar a esclarecimentos sobre possíveis dúvidas que podem surgir. Manter a transparência sobre os valores arrecadados, o quanto foi arrecadado em determinado período e de que forma foi utilizado esses recursos financeiros é muito importante.
Elabore com antecedência um relatório, com gráficos, slides, mostrando a posição financeira, as obras, as inadimplências etc. Nesse caso a administradora de condomínios é fundamental para o síndico morador, é ela que irá auxiliá-lo dentro desse contexto.
Erros síndicos e administradoras
Importância da profissionalização
A profissionalização está sendo cada vez mais obrigatória para gerir condomínios mais complexos. Na verdade, não é um síndico profissional, mas um É necessário que o síndico esteja capacitado e habilitado para função, seja ele morador ou profissional.
Essa capacitação se mostra cada vez mais importante, não só com relação ao número de unidades, que sabemos que gera uma complexidade maior; mas a necessidade em função das exigências tributárias, legislações… não só o síndico, mas também a administradora, estão cada vez mais comprometidos em atender todas essas exigências e garantir a segurança para todos os moradores.
Conclusão
Esses foram os principais erros cometidos pelo síndico. O que se pode concluir é que ele deve ser organizado, deve saber administrar os recursos de acordo com a demandas e deve ter boa habilidade de comunicação. Portanto, esteja sempre atento para não ser passível de erros.
Todos somos passíveis de erros, porém os erros precisam ser analisados e corrigidos. O síndico deve estar atento aos erros cometidos para que não sejam mais repetidos. Deve estudar os documentos do condomínio: convenção, regulamento interno e livro de atas, assim como analisar e planejar sua gestão sobre o condomínio. Precisa fazer uma autoanálise contínua para corrigir e melhorar continuamente.
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Erros síndicos e administradoras
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