Qualidades de uma boa Administradora de Condomínios

Qualidades de uma boa Administradora de Condomínios

Uma boa empresa neste ramo é responsável por controlar todas as tarefas administrativas de um condomínio, permitindo que os moradores tenham mais conforto e segurança no dia a dia. No entanto, é necessária uma empresa verdadeiramente especializada que seja capaz de desempenhar suas tarefas com excelência.

Saiba as responsabilidades da administradora de condomínio

A administradora tem mesmas responsabilidades do síndico, considerando que ele é responsável legal?

Não! As responsabilidades de uma administradora foram definidas no Código Civil.

A administradora realiza suas atividades como mandatária do representante legal do condomínio.

Para otimizar o trabalho no condomínio e simplificar o processo de gestão, o papel da administradora é operacionalizar o os cuidados do condomínio.

Tem competência para tratar de assuntos pessoais, administrativos, financeiros e jurídicos. A administradora é responsável por fornece todo o suporte necessário ao síndico, conselho e condôminos para a melhor tomada de decisão.

As funções da administradora são geralmente delegadas pelo próprio síndico e firmadas com um contrato de prestação de serviços de acordo com os interesses e necessidades do respetivo condomínio.

Algumas de suas funções são:

• Emitir circulares, advertências e multas a pedido do síndico.
• Dar suporte ao síndico tarefas de rotina;
• Assessorar antes, durante e depois as assembleias;
• Emitir a ata condominial
• Emissão dos boletos no valor aprovado em assembleia
• Fazer o pagamento e prestação de contas e análises tributárias;
• Fazer contas, controles e realizar pagamentos dos funcionários contratados pelo condomínio;
• Auxiliar na previsão orçamentária;
• Controlar o vencimento de seguros e serviços obrigatórios;
• Controlar o pagamento das cotas do condomínio;
• Sempre manter o síndico atualizado sobre leis e as normas que falam sobre gestão condominial;
• Escolher fornecedores confiáveis.

Como escolher a melhor administradora

Qualidades de uma boa Administradora de Condomínios

Descubra o histórico da administradora

Faça uma boa e extensa pesquisa sobre a empresa. Uma administradora considerada boa deve ter experiência de mercado e idoneidade. Confira há quanto tempo existe, quais condomínios estão sendo atendidos por ela, e se ela tem a capacidade de gerenciar condomínios do mesmo tipo que o seu garantindo a segurança e a eficiência.

Além disso, veja também se a empresa tem certificações que atestam a transparência e ética nos processos, serviços prestados e produtos.

Analise os orçamentos 

Certamente, é importante considerar o valor da prestação do serviço. Mas vale ressaltar que nem sempre os preços mais baratos compensam. Compare os preços com os serviços.

É preciso analisar o custo-benefício. Se uma empresa cobra mais caro, mas seu serviço é conhecido por ser de qualidade, vale a pena.

Veja as cláusulas dos contratos 

Qualquer contrato deve ser elaborado e lido com atenção. Em contratos com administradoras de condomínio não é diferente.

O contrato apresenta cláusulas que devem detalhar bem as condições da contratação. Cláusulas passíveis de mais de uma interpretação (ambíguas), podem gerar futuros conflitos e processos na Justiça, o que não é bom para nenhuma das partes.

Analise o suporte 

A relação de troca do síndico com uma administradora é geralmente efetivada a longo prazo. Por isso é muito importante fazer uma minuciosa análise do atendimento e do suporte prestados pela empresa contratada.

Entre os critérios a considerar, podemos destacar:

• qualidade na entrega dos serviços;
• capacidade de oferecer atendimento personalizado, conforme as necessidades e o perfil dos condôminos;
• qualificação profissional;
• nível de educação;
• habilidades para lidar com conflitos e saber solucioná-los (evitando, sempre que possível, entrar na Justiça);

Avalie a tecnologia disponível

A tecnologia é outra questão a ser analisada ao selecionar a melhor administradora de condomínio. Ao contrário do que muitos pensam, esta contribui na redução dos custos, pois o uso de recursos tecnológicos tem se tornado cada vez mais popular e acessível.

Vale ressaltar que a tecnologia também permite executar as tarefas com mais agilidade, aumentar a produtividade, simplificar o trabalho e obter mais eficiência, oferecendo melhores resultados.

Em administradora de condomínio, a tecnologia consiste em softwares de gestão e outros sistemas automatizados que apoiam o aperfeiçoamento das atividades diárias do condomínio. Alguns exemplos são: a entrega imediata de mensagens, reserva automática dos espaços de festa, pasta de prestação de contas digital, assembleia virtual, aplicativo etc.

Essas ferramentas avançadas auxiliam o síndico e os condôminos a terem mais domínio e independência na gestão do condomínio, e permitem maior participação deles nos processos administrativos. Dessa forma, o sistema de gestão fica compartilhado entre a administradora de condomínio, o síndico e os moradores, o que tende a produzir maior satisfação geral.

Busque o diferencial da empresa 

Diferencial competitivo é uma expressão muito usada atualmente que significa que uma empresa precisa se destacar das outras em função de certas características exclusivas. Agregar algum tipo de valor ao serviço é uma forma que muitas companhias encontram de desenvolver esta diferenciação. Desse modo, toda administradora de condomínio precisa ter um diferencial.

O diferencial pode ser a tecnologia, qualidade no atendimento e eficiência dos processos, blogs informativos e conhecimento legislativo que a administradora de condomínio possui. Para selecionar a empresa conforme o diferencial mais relevante, é preciso levar em conta as necessidades do próprio condomínio. Você pode observar:

• Tempo de mercado;
• Atendimento personalizado;
• Baixo número de clientes por carteira;
• Estabilidade financeira;
• Central de Atendimento aos condôminos;
• Setor de Comunicação para revisão dos comunicados internos e atas;
• Atendimento on-line para acessos de: segunda via de boletos, Convenção Condominial, Regimento Interno, comunicados, apresentações financeiras, prestação de contas, reservas de espaços comuns etc.;
• Disponibilidade de gestão financeira pool ou conta própria para o condomínio;
• Acompanhamento da previsão orçamentária;
• Setor de integração de novos clientes;
• Arrecadação Garantida (gestão frente à inadimplência condominial);
• Compliance Corporativo;
• Ser associada da ABADI e/ou do Secovi

Tudo isso é importante para o síndico se sentir tranquilo, utilizando do seu tempo pessoal e profissional para outros afazeres que não seja o condomínio.

Uma boa escolha pode poupar dinheiro e tempo enquanto promove o crescimento do negócio. Uma má escolha pode trazer prejuízos financeiros e outros tipos de perda que vão atrapalhar o desenvolvimento do condomínio.

O segredo de uma seleção cuidadosa está em critérios como: histórico da empresa, orçamentos, suporte dado ao condomínio, cláusulas contratuais, cobranças extras, tecnologia disponível e o diferencial que aquela organização apresenta em relação a outras empresas do ramo.

Com um trabalho pautado na ética e transparência em sua conduta, investe em tecnologias condominiais, presta um serviço personalizado de acordo com as necessidades de cada condomínio e aposta na melhoria contínua para aprimorar seus processos, serviços e produtos.

Não viva no passado, venha para o futuro!

Garantimos o melhor atendimento, transparência, agilidade e organização para o seu condomínio.  

Quando você for procurar uma administradora de condomínios no RJ, entre em contato conosco.

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